לבקשת מנהלי עמותות ומלכ"רים, להלן נהלי רישום ודיווח של מוסדות ללא כוונת רווח ובכללם בתי-כנסת.

הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות על –ידי המוסד) קובעות כי מלכ"ר לרבות בית כנסת חייב לנהל כדלקמן:

1. הוראות לניהול פנקסי חשבונות

ספר תקבולים ותשלומים בו יירשמו בטורים נפרדים:

בצד תקבולים:

1. הקצבות והשתתפויות של אחרים.

2. תרומות.

3. הכנסות מריבית והפרשי הצמדה.

4. הכנסות מהשכרת נכסים.

5. תקבולים מדמי חבר.

6. הכנסות ממכירת שירותים ונכסים שאינם משמשים במישרין למטרה הציבורית של המוסד.

7. תמורה ממכירת נכסים הוניים.

8. הכנסות מריבית והפרשי הצמדה שחל עליהם סעיף 3 (ח) לפקודה.

9. הכנסות אחרות.

10.  ספר כרוך ובו יירשמו נכסים שנתקבלו כתורמות או כמתנות.  הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו.

בצד התשלומים:

• תרומות והשתתפויות שניתנו לאדם אחר.

• שכר עבודה והוצאות נלוות.

• הוצאות הנהלה וכלליות.

• הוצאות ריבית והפרשי ההצמדה.

• תשלומים לרכישת שירותים ונכסים שאינם משמשים במישרין למטרה הציבורית של המוסד.

• רכישות הוניות.

• סכומים לרכישת איגרות חוב, שחל עליהם סעיף 3 (ח) לפקודה.

• הוצאות  אחרות.

• שוברי קבלה, שבהם יצוינו, בנוסף לאמור בסעיף 5(א)(2) להוראות, מספר תיק המוסד אצל פקיד השומה.

תקבולים בשל תרומות יירשמו בפנקס שובר קבלות נפרד. על כל קבלה בפנקס שובר קבלות לתרומות תודפס בצורה בולטת לעין המילה "תרומה". אם ניתן למוסד אישור לפי סעיף 46 לפקודה יודפסו על הקבלה גם המילים: "למוסד אישור מס הכנסה לעניין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה".

2. תיק תיעוד חוץ

תיעוד חוץ הינו קבלה/חשבונית או מסמכים כיו"ב המתקבלים מגורם חוץ כגון מספיק מנתוני שירותים וכו'.

בסעיף 1 להוראות מוגדר תיק תיעוד חוץ כ"תיק שבו יישמר תיעוד החוץ לפי שוטה המאפשרת איתור התיעוד".

בדרך כלל נוהגים לתייק את המסמכים ("תיעוד החוץ" כמשמעותו בסעיף 1 להוראות) בקלסר שנחשב ל "תיק תיעוד חוץ".

נהוג לסדר מסמכים אלו כרונולוגית ולהפריד את המסמכים על ידי חוצצים לפי חודשים. באופן זה מתמלאת ההוראה לפיה על שיטת התיוק לאפשר איתור התיעוד.

3. חשבון בנק

מלכ"ר לרבות בית כנסת יפתח חשבון בבנק על שם המלכ"ר שבו יהיו לפחות 2 חברי ועד מורשי חתימה וינוהל כדלקמן:

1. כל התקבולים כולל מזומנים יופקדו לחשבון הבנק בעת קבלתם.

2. כל התשלומים ישולמו אך ורק בשיקים לפקודת המקבל על סמך מסמך נאות.

4. קופת צדקה

מידי תקופה (יום-שבוע) מעל הגזבר לרוקן קופות צדקה ולהוציא קבלה על הסכום שנתרם בקופות הצדקה כאשר בפרטים ירשם "תרומה בקופת צדקה".

5. הפקדות

1. הנוהל קבע מומלץ להפקיד מידי יום בחשבון הבנק העסקי את הכספים שנתקבלו. כמו כן מומלץ לרשום על גבי השיק שנתקבל את מספר הקבלה ועל טופס ההפקדה לציין את מספר הקבלה ו/ או החשבונית המס אליה מתייחסת ההפקדה.

2. את טפסי ההפקדה יש לצרף לקבלות ולבדוק שאמנם סיכום ההפקדה שווה לסיכום הקבלות.

6. תשלומים לספקים

על ההנהלה לקבוע הליכי תשלומים ברורים להפקיד שאותו נוהל יבוצע הלכה למעשה. להלן מספר נקודות חשובות שעל הנוהל לכלול:

1. כל התשלומים יבוצעו אך ורק בשקים פרט להוצאות קטנות המוגדרות מראש אשר ישולמו באמצעות קופה קטנה.

2. השיקים יוכנו אך ורק על סמך מסמך חתום ומאושר על ידי מורשי החתימה.

3. כל מסמך שלגביו הוכן שיק יוחתם בחותמת נפרע כדלקמן:

נפרע  בשיק מספר         XX      

זמן פירעון                   XX

7. שוברי קבלה

1. על כל תקבול יש להוציא קבלה בעת קבלת התמורה לפחות ב-3 העתקים כדלקמן:

העתק ראשון – יימסר ללקוח בעת קבלת התמורה. במידה ונתקבל שיק בדואר יש להוציא קבלה מיד עם הטיפול בדואר נכנס. בכל מקרה יש למסור את הקבלה למשלם ע"י תלישת הקבלה ואסור להשאירה בפנקס.

העתק שני – יתויק האופן שוטף בקלסר "קבלות" לפי מספר סידורי רץ.

העתק זה משמש כבסיס לרישום בצד ההכנסות.

העתק שלישי – יישאר כרוך בפנקס.

1. דרישות מס ההכנסה בדבר הפרטים שיש לציין בקבלה מופיעים בתקנה 5 הקובעת בין השאר:

תיעוד פנים שהוא שובר קבלה ייערך לכל תקבול בנפרד ויכלול:

• א. מספר עוקב.

• ב. שם הנישום/העוסק, מספר תעודת הזהות או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מס ערך מוסף, התשל"ו – 1975.

• ג. תאריך.

• ד. שם המשלם ומענו, היה מענו של המשלם ידועה לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו.

• ה. סכום התקבול.

• ו. מהוות התקבול או ציון החשבון שאותו יש לזכות.

• ז. חתימת המקבל.

8. ניהול חשבונות

1. עמותה חייבת לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות בנאמנות את עסקאותיה ומצבה הכספי בהתאם להוראות ניהול פנקסי חשבונות החלות על העמותה.

2. הועד יכין אחת לשנה מאזן ודין וחשבון על הכנסות העמותה והוצאותיה בכל שנת מס. הדוח הכספי יוגש לוועדת הביקורת או לגוף המבקר לא פחות משבועיים לפני יום האסיפה הכללית או במועד מוקדם יותר שנקבע לכך בתקנון ויובא בפני האסיפה הכללית לאישורה.

3. הועד יצרף לדו"ח הכספי הודעה ובה פירוט מלא ומדויק של כל התשלומים ששילמה העמותה או שהתחייבה לשלם, לכל אחד מחמשת מקבלי שכר הגבוה ביותר בעמותה לרבות פרטים בעניין תנאי פרישה.

4. הדו"ח הכספי המקורי או העתקו המאושר כדין יוגש לרשם העמותות לא יאוחר מ-31 בינואר בשנה השנייה שלאחר תום תקופת הדו"ח חתום בידי שניים מחברי הועד.