הוראות ניהול ספרים
במדריך זה נסביר ונפרט את השיטות הקימות להנהלת חשבונות, הספרים שיש לנהל, המסמכים שיש לתעד ומועדי הוצאת החשבונית.
שיטות להנהלת חשבונות:
1. השיטה החד–צידית: מדובר
בשיטה קלה ופשוטה, שבה נרשמות רק ההכנסות וההוצאות של העסק. החיסרון של שיטה זו שהיא אינה מעניקה תמונה מלאה לגבי מצב העסק (אין פירוט של לקוחות וספקים). שיטה זו מתאימה בעיקר לעסקים קטנים בעלי מחזור פעילות מצומצם.
2. השיטה הכפולה: כל הפעילויות העסקיות שהתרחשו בעסק נרשמות וניתן לקבל תמונה מלאה לגבי מצב העסק. שיטה זו מורכבת ודורשת עבודה רבה ממנהלי החשבונות.
להלן טבלה המרכזת את כל העוסקים המחויבים בניהול חשבונות לפי השיטה הכפולה:
סוג |
התנאים |
ספרים |
יצרנים |
מחזור |
ספר |
סיטונאים |
מחזור |
ספר |
קמעונאים |
מחזור |
ספר |
קבלנים |
עלות |
ספר |
בתי |
הפעלת |
ספר |
בתי |
מעל |
ספר |
סוחרי |
מחזור |
ספר |
מתווכי |
מחזור |
ראה |
סוחרי |
מחזור |
ספר |
מתווכי |
מחזור |
ראה |
נותני |
מחזור |
ספר |
מוסכים |
מחזור |
ראה |
חקלאים |
מחזור |
ספר |
תחנות |
בעל |
ספר |
סוכני |
סוכן |
ספר |
יהלומנים |
כולם, |
ספר |
דגשים:
1. מחזור = סכום המכירות כולל מע"מ בשנת המס הקודמת.
2. עוסק שלגביו לא מתקיימים התנאים בטבלה, רשאי לנהל את מערכת החשבונות לפי השיטה החד-צידית.
סוגי התיעוד:
1. תיעוד פנים: אלו מסמכים הנערכים על ידי העסק וביוזמתו, כגון:
קבלות, חשבונית עסקה תעודת משלוח, חשבונות מס וחשבונית מס קבלה. אלו למעשה מסמכים שהעסק מפיק בגין הכנסותיו.
2. תיעוד חוץ: אלו מסמכים שהעסק מקבל מגורמים חיצונים, כגון: קבלה, חשבונית עסקה, חשבונית מס וחשבונית מס קבלה. אלו למעשה מסמכים שהעסק מקבל בגין רכישותיו.
להלן טבלה המפרטת את מסמכי התיעוד הנפוצים:
סוגי |
פרטים |
מועד |
קבלה |
מסמך |
על |
חשבונית |
מסמך |
מסמך |
חשבונית |
מסמך |
יש |
חשבונית |
מסמך |
יש |